Beglaubigungen in der Schweiz
Offizielle Bestätigung der Echtheit von Dokumenten, Unterschriften und Kopien für den In- und Auslandgebrauch durch Schweizer Behörden. Die rechtlichen Grundlagen finden Sie im Zivilgesetzbuch und in kantonalen Verordnungen. Für internationale Verwendung ist oft eine Apostille oder Legalisierung erforderlich.
Inhaltsverzeichnis
Beglaubigungen im Überblick
Beglaubigungen bestätigen die Echtheit von Unterschriften, die Übereinstimmung von Kopien mit Originalen oder die Identität von Personen für rechtliche Zwecke. Diese Services werden von allen Zivilstandsämtern und anderen Beglaubigungsstellen angeboten. Das Bundesamt für Justiz koordiniert die rechtlichen Rahmenbedingungen.
Was sind Beglaubigungen?
Eine Beglaubigung ist eine amtliche Bestätigung der Echtheit von Dokumenten, Unterschriften oder Kopien durch bevollmächtigte Behörden oder Notare. Diese werden oft für offizielle Dokumente benötigt.
Zweck und rechtliche Bedeutung
Echtheitsbestätigung: Beglaubigungen bestätigen, dass Unterschriften, Stempel oder Dokumente authentisch sind und von der angegebenen Person stammen.
Rechtliche Sicherheit: Sie schaffen Vertrauen im Rechtsverkehr und werden von Behörden, Gerichten und anderen Institutionen als Nachweis akzeptiert.
Internationale Verwendung: Für den Auslandgebrauch sind oft spezielle Beglaubigungen (Apostille, Legalisation) erforderlich.
Haftungsbegrenzung: Die beglaubigende Stelle bestätigt nur die Echtheit der Unterschrift oder Kopie, nicht aber die Richtigkeit des Inhalts.
Arten von Beglaubigungen
Je nach Zweck und Bestimmungsort gibt es verschiedene Formen der Beglaubigung mit unterschiedlichen Anforderungen und Gebühren. Diese können für Zivilstandsdokumente oder andere amtliche Papiere erforderlich sein.
Zweck: Bestätigung der Echtheit einer Unterschrift
Voraussetzung: Persönliche Anwesenheit mit gültigem Ausweis
Verwendung: Vollmachten, Verträge, Anträge
Kosten: CHF 15.- bis CHF 20.-
Zuständig: Notariate, Gemeinde-/Stadtammannämter, Zivilstandsämter
Weitere Infos: Alles zur Unterschriftsbeglaubigung
Zweck: Bestätigung der Übereinstimmung von Kopie und Original
Voraussetzung: Original muss vorgelegt werden
Verwendung: Diplome, Zeugnisse, Zivilstandsurkunden
Kosten: CHF 12.- bis CHF 20.- pro Seite
Besonderheit: Beglaubigt nur die Übereinstimmung, nicht die Echtheit des Originals
Weitere Infos: Details zur Kopienbeglaubigung
Zweck: Überbeglaubigung für Länder der Haager Apostillenkonvention
Verwendung: Dokumente für das Ausland
Besonderheit: Ersetzt konsularische Beglaubigung
Kosten: CHF 40.- bis CHF 50.-
Zuständig: Kantonale Staatskanzleien
Weitere Infos: Alles zu Apostille & Legalisierung
Legalisation
Zweck: Beglaubigung für Länder außerhalb der Apostillenkonvention
Zusätzlich erforderlich: Konsularische Überbeglaubigung durch das EDA
Kosten: CHF 20.- bis CHF 30.- plus Konsulatsgebühren
Verfahren: Mehrstufiger Beglaubigungsprozess
Mehr Infos: Apostille & Legalisierung
Zweck: Bestätigung der Unterschrift des Übersetzers
Nicht beglaubigt: Inhaltliche Richtigkeit der Übersetzung
Voraussetzung: Übersetzer muss persönlich erscheinen (falls nicht registriert)
Kosten: CHF 15.- bis CHF 20.-
Weitere Infos: Übersetzungen beglaubigen
Identitätsbeglaubigung
Zweck: Bestätigung der Identität einer Person auf Fotografien
Verwendung: Visa-Anträge, ausländische Behörden
Voraussetzung: Persönliche Anwesenheit mit Ausweis
Besonderheit: Datum kann mitbeurkundet werden
Häufig für: Eheschließungen im Ausland
Zuständige Beglaubigungsstellen
Je nach Art der Beglaubigung und dem Bestimmungsort sind verschiedene Stellen zuständig. Die Wahl der richtigen Stelle ist entscheidend für die Anerkennung im Zielland. Unser Zivilstandsämter-Verzeichnis hilft Ihnen bei der Orientierung.
- Notariate: Für alle Arten von Beglaubigungen zuständig
- Gemeinde-/Stadtammannämter: Unterschriften und Kopien für Inlandgebrauch
- Kantonale Staatskanzleien: Apostillen und Legalisationen für das Ausland
- Bundeskanzlei: Beglaubigung von Bundesbehörden-Dokumenten
- Schweizer Vertretungen im Ausland: Beglaubigungen für Schweizer Bürger
- Zivilstandsämter: Beglaubigungen im Zusammenhang mit Personenstandsurkunden
So lassen Sie Dokumente beglaubigen
Eine systematische Anleitung für die verschiedenen Arten von Beglaubigungen.
1. Bestimmungsort klären
Informieren Sie sich bei der empfangenden Stelle, welche Art der Beglaubigung benötigt wird. Für das Ausland prüfen Sie, ob das Land der Apostillenkonvention angehört oder eine Legalisation erforderlich ist.
2. Zuständige Stelle ermitteln
Wählen Sie die richtige Beglaubigungsstelle: Notariate für umfassende Services, Gemeinden für einfache Beglaubigungen, Staatskanzleien für Auslandsdokumente. Zivilstandsämter bieten ebenfalls Beglaubigungsservices.
3. Dokumente vorbereiten
Bringen Sie alle erforderlichen Unterlagen mit: gültiger Ausweis, Originaldokumente, bereits ausgefüllte Formulare. Bei Vollmachten darf erst vor Ort unterschrieben werden. Für Zivilstandsurkunden kontaktieren Sie das zuständige Amt.
4. Beglaubigung durchführen
Erscheinen Sie persönlich bei der Beglaubigungsstelle. Die Beglaubigung erfolgt meist sofort. Bezahlen Sie die Gebühren und prüfen Sie die korrekte Ausstellung der Beglaubigung.
Kosten und Gebühren
Die Gebühren für Beglaubigungen sind kantonal geregelt und variieren je nach Art der Beglaubigung und Beglaubigungsstelle.
Standard-Beglaubigungen
Unterschriftsbeglaubigung: CHF 15.- bis CHF 20.-
Kopienbeglaubigung: CHF 12.- bis CHF 20.- pro Seite
Zusatzseiten: CHF 4.- pro weitere Seite (bei zusammengehefteten Dokumenten)
Fotokopie-Erstellung: CHF 2.- pro Seite
Zahlungsarten: Bar oder Kartenzahlung (je nach Stelle)
Auslands-Beglaubigungen
Apostille: CHF 40.- bis CHF 50.- plus Versandkosten
Legalisation: CHF 20.- bis CHF 30.- plus Konsulatsgebühren
Überbeglaubigung: CHF 20.- plus weitere Instanzen
Bundeskanzlei: Separate Gebühren für Bundesbehörden
Konsularische Beglaubigung: Variable Gebühren je nach Land
Zusatzleistungen
Zeichnungsberechtigung: Zusätzliche Gebühr für Firmenvertreter
Fremdsprachen: Beglaubigungen in Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch meist kostenlos
Mehrfachausfertigungen: Separate Gebühr pro Exemplar
Express-Service: Teilweise gegen Aufpreis verfügbar
Gebührenermäßigungen
Studierende: Teilweise reduzierte Gebühren mit Studentenausweis
Soziale Härtefälle: Ermäßigungen nach Ermessen der Behörde
Mengenstaffeln: Bei mehr als 10 Dokumenten teilweise Rabatte
Kantonsunterschiede: Gebühren können zwischen Kantonen variieren
Besondere Anforderungen und Einschränkungen
Dokumente für das Ausland
Apostillenländer: Prüfung anhand der Liste der Haager Konvention erforderlich
Nicht-Apostillenländer: Mehrstufiger Legalisationsprozess über das EDA
Übersetzungen: Oft erforderlich, aber Inhalt wird nicht beglaubigt
Originalurkunden: Nur Originale können apostilliert werden
Kantonale Zuständigkeiten
Grundsatz: Jeder Kanton beglaubigt nur eigene Dokumente
Ausnahmen: Unterschriftsbeglaubigungen können überall erfolgen
Bundesbehörden: Nur Bundeskanzlei ist zuständig
Gerichtsentscheidungen: Spezielle Anforderungen für Rechtskraft
Nicht beglaubigungsfähige Dokumente
Kopien von Kopien: Nur Originale können als Vorlage dienen
Beschädigte Dokumente: Müssen lesbar und vollständig sein
Private E-Mails: Schwer nachprüfbare elektronische Dokumente
Ausländische Konsulatsunterschriften: Spezielle Zuständigkeiten beachten
Fristen und Gültigkeit
Beglaubigungsfrist: Meist unbegrenzt gültig
Ausnahmen: Bestimmungsland kann Fristen festlegen
Aktualität: Dokumente sollten nicht zu alt sein
Rechtskraft: Bei Gerichtsurteilen besondere Beachtung erforderlich
Häufig gestellte Fragen zu Beglaubigungen
Wo kann ich meine Unterschrift beglaubigen lassen?
Unterschriften können bei Notariaten, Gemeinde- oder Stadtammannämtern und Zivilstandsämtern beglaubigt werden. Sie müssen persönlich erscheinen und einen gültigen Ausweis vorlegen. Das Dokument darf meist erst vor Ort in Anwesenheit des Beglaubigungsbeamten unterschrieben werden.
Was ist der Unterschied zwischen Apostille und Legalisation?
Eine Apostille ist für Länder der Haager Apostillenkonvention bestimmt und ersetzt die konsularische Beglaubigung. Eine Legalisation ist für andere Länder erforderlich und benötigt zusätzlich eine konsularische Überbeglaubigung durch die Botschaft des Ziellandes über das EDA.
Kann ich Dokumente aus anderen Kantonen beglaubigen lassen?
Für Unterschriftsbeglaubigungen gibt es keine örtlichen Beschränkungen. Für Apostillen und Legalisationen ist jedoch der Kanton zuständig, der das ursprüngliche Dokument ausgestellt hat. Bundesbehörden-Dokumente werden nur von der Bundeskanzlei beglaubigt.
Wie viel kostet eine Beglaubigung?
Die Kosten variieren je nach Kanton und Art der Beglaubigung: Unterschriften CHF 15-20.-, Kopien CHF 12-20.- pro Seite, Apostillen CHF 40-50.-. Für genaue Preise informieren Sie sich bei der zuständigen Stelle, da Gebühren kantonal geregelt sind.
Brauche ich einen Termin für eine Beglaubigung?
Bei Notariaten können Beglaubigungen meist während der Bürozeiten ohne Termin gemacht werden. Bei Gemeinde- und Stadtämtern sowie Zivilstandsämtern ist oft eine Terminvereinbarung empfehlenswert, da eine befugte Person anwesend sein muss. Staatskanzleien arbeiten teilweise nur nach Terminvereinbarung.
Kann ich meine Übersetzung beglaubigen lassen?
Die Beglaubigung einer Übersetzung bestätigt nur die Echtheit der Unterschrift des Übersetzers, nicht die inhaltliche Richtigkeit der Übersetzung. Der Übersetzer muss persönlich erscheinen (falls nicht registriert) und sich ausweisen. Für manche Länder sind beglaubigte Übersetzungen von vereidigten Übersetzern erforderlich.
Welche Dokumente brauche ich für eine Eheschließung im Ausland?
Für Eheschließungen im Ausland benötigen Sie meist Geburtsurkunden, Ledigkeitsbescheinigungen und weitere Dokumente mit Apostille oder Legalisierung. Kontaktieren Sie die Schweizer Vertretung im Zielland für spezifische Anforderungen.
Checkliste für Beglaubigungen
Damit Ihre Beglaubigung reibungslos verläuft – alle wichtigen Punkte zum Abhaken.
Vorbereitung
✓ Bestimmungsort und Anforderungen klären
✓ Art der benötigten Beglaubigung ermitteln
✓ Zuständige Stelle identifizieren (z.B. Zivilstandsamt)
✓ Öffnungszeiten und Terminbedarf prüfen
✓ Gültigen Ausweis bereitlegen
Dokumente
✓ Originaldokumente mitbringen (z.B. Zivilstandsurkunden)
✓ Bei Kopienbeglaubigung: Original zur Vorlage
✓ Bei Vollmachten: Erst vor Ort unterschreiben
✓ Anzahl benötigter Exemplare festlegen
✓ Fremdsprachige Dokumente übersetzen lassen
Vor Ort
✓ Persönlich erscheinen (obligatorisch)
✓ Ausweis zur Identifikation vorlegen
✓ Bestimmungsland der Beglaubigungsstelle mitteilen
✓ Gebühren bezahlen (bar oder Karte)
✓ Beglaubigung auf Vollständigkeit prüfen
Ausland
✓ Apostillenland prüfen (Haager Konvention)
✓ Bei Nicht-Apostillenländern: Konsulat kontaktieren
✓ Zusätzliche Überbeglaubigungen organisieren
✓ Fristen des Ziellandes beachten
✓ Alle Instanzen in korrekter Reihenfolge durchlaufen
Haager Apostillenkonvention
Die Haager Apostillenkonvention von 1961 vereinfacht die Beglaubigung von Dokumenten für den internationalen Gebrauch. Über 120 Länder sind Mitglieder dieser Konvention. Weitere Informationen zu Apostille und Legalisierung finden Sie in unserem Leitfaden.
- Apostille ersetzt die konsularische Beglaubigung vollständig
- Dokumente werden direkt im Zielland anerkannt
- Quadratischer 10×10 cm Stempel mit multilingualer Beschriftung
- Gültig für alle amtlichen und öffentlichen Dokumente
- Befreiung von weiteren Beglaubigungsschritten
- Online-Verzeichnis der Mitgliedsländer verfügbar
Digitale Entwicklungen
Die Schweiz arbeitet an der Digitalisierung von Beglaubigungsprozessen und der Einführung elektronischer Signaturen. Informationen zu E-Government finden Sie auf eGovernment.ch.
E-Apostille
Entwicklung: Einführung elektronischer Apostillen in Planung
Vorteile: Schnellere Bearbeitung, geringere Kosten
Status: Pilotprojekte in einzelnen Kantonen
International: Anerkennung durch Haager Konferenz seit 2022
Qualifizierte elektronische Signatur
Rechtsstatus: Gleichgestellt mit handschriftlicher Unterschrift
Anwendung: Reduziert Beglaubigungsbedarf bei vielen Dokumenten
Verfügbarkeit: Über zertifizierte Anbieter erhältlich
Akzeptanz: Wachsende Anerkennung bei Behörden und Unternehmen
Online-Services
Antragstellung: Teilweise online möglich über E-Government-Portale
Tracking: Bearbeitungsstatus digital verfolgbar
Zahlungen: Elektronische Gebührenentrichtung
Zustellung: Sichere digitale Übermittlung in Entwicklung
Blockchain-Technologie
Pilotprojekte: Tests für unveränderliche Beglaubigungen
Transparenz: Nachvollziehbare Authentifizierungskette
Sicherheit: Fälschungssichere Dokumentation
Zukunft: Potenzial für revolutionäre Vereinfachungen