Kopien beglaubigen Schweiz
Vollständiger Leitfaden zur Beglaubigung von Dokumentenkopien in der Schweiz. Alle Informationen zu Verfahren, Kosten, zuständigen Stellen und Verwendungszwecken für private und geschäftliche Zwecke.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine beglaubigte Kopie?
Eine beglaubigte Kopie ist eine amtlich bestätigte Abschrift eines Originaldokuments. Die beglaubigende Stelle bestätigt, dass die Kopie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt – nicht aber die Echtheit des Originals selbst. Dies ist ein wichtiger Unterschied zur Apostille und Legalisierung, bei der die Echtheit von Unterschriften und Stempeln bestätigt wird.
Zuständige Stellen für Beglaubigungen
Verschiedene Stellen können Kopien beglaubigen – je nach Verwendungszweck und Dokumentenart
Notariate
Für alle privaten Zwecke:
• Beglaubigung von Kopien aller Art
• Unterschriftenbeglaubigung
• Ohne Voranmeldung möglich
• Kosten: ca. CHF 20-30 pro Dokument
• Öffnungszeiten: Mo-Fr während Bürozeit
Häufig beglaubigte Dokumente sind Geburtsurkunden und Heiratsurkunden.
Gemeindeverwaltung
Lokale Beglaubigungsstelle:
• Stadtammannämter (Zürich)
• Beglaubigungsbüros (Basel)
• Gemeindeämter (andere Kantone)
• Kosten: CHF 12-20 pro Seite
• Terminbuchung oft empfohlen
Kontaktieren Sie Ihr lokales Zürcher, Berner oder Aargauer Amt für Informationen.
Staatskanzleien
Nur für Auslandverwendung:
• Beglaubigung amtlicher Dokumente
• Apostillen und Legalisationen
• Kosten: CHF 20-40 pro Dokument
• Postversand möglich
• Bearbeitungszeit: 3-7 Tage
Besonders wichtig für Urkunden und Auszüge, die im Ausland verwendet werden.
Konsulate/Botschaften
Für spezielle Fälle:
• Deutsche Botschaft in Bern
• Andere ausländische Vertretungen
• Kosten: CHF 30-60
• Terminbuchung obligatorisch
• Für Dokumente des Herkunftslandes
Oft in Kombination mit Übersetzungen erforderlich.
Schritt-für-Schritt Verfahren
So lassen Sie Ihre Dokumente ordnungsgemäss beglaubigen
1. Verwendungszweck klären
Wozu benötigen Sie die Kopie?
Für Schweizer Behörden: Notariat oder Gemeinde. Für Ausland: Staatskanzlei mit Apostille. Für Arbeitgeber: meist einfache Beglaubigung ausreichend. Bei Eheschliessung im Ausland sind oft beglaubigte Dokumente erforderlich.
2. Originaldokument mitbringen
Nur Originale können beglaubigt werden:
Das Originaldokument muss physisch vorgelegt werden. Kopien von Kopien können nicht beglaubigt werden. Beschädigte Originale vorher prüfen lassen. Für Sterbeurkunden oder andere wichtige Dokumente ggf. neue Exemplare bestellen.
3. Ausweis und Dokumente
Persönlich erscheinen:
Gültiger Reisepass oder ID-Karte mitbringen. Bei Unterschriftenbeglaubigung muss die Unterschrift vor Ort geleistet oder anerkannt werden. Für Vertreter ist eine beglaubigte Vollmacht erforderlich.
4. Termin vereinbaren
Je nach Stelle unterschiedlich:
Notariate: meist ohne Termin. Gemeindeämter: Terminbuchung empfohlen. Staatskanzleien: Online oder telefonisch. Konsulate: Terminbuchung obligatorisch. Bei St. Galler oder anderen kantonalen Ämtern vorher informieren.
5. Kopien erstellen lassen
Vor Ort oder mitbringen:
Viele Stellen erstellen die Kopien direkt vor Ort. Eigene Kopien sind oft möglich, müssen aber mit Original verglichen werden. Kosten für Kopien meist inklusive. Bei mehreren Dokumenten für Ehevorbereitung sammeln Sie alle Originale.
6. Bezahlung und Abholung
Sofort oder später:
Bargeld, Karte meist akzeptiert. Bei Postversand: Rechnung kommt mit Dokumenten. Bearbeitungszeit: wenige Minuten bis eine Woche je nach Stelle. Für internationale Verwendung ist oft zusätzlich eine Apostille oder Legalisierung erforderlich.
Häufig beglaubigte Dokumente
Übersicht über die am häufigsten zur Beglaubigung vorgelegten Dokumentenarten und ihre besonderen Anforderungen.
Personenstandsurkunden:
- Geburtsurkunden: Oft für Visa, Einbürgerung oder Heirat im Ausland
- Heiratsurkunden: Für Namensänderung, Versicherungen oder Pensionskassen
- Scheidungsurteile: Nur rechtskräftige Urteile werden beglaubigt
- Sterbeurkunden: Für Erbverfahren oder Versicherungsansprüche
- Familienausweise: Für Aufenthaltsbewilligungen oder Kindergeld
Bildungsabschlüsse:
- Diplome und Zeugnisse: Für Stellenbewerbungen oder Weiterbildung
- Universitätsabschlüsse: Anerkennung oft zusätzlich erforderlich
- Berufszertifikate: Für Bewerbungen oder Behördenverfahren
- Sprachzertifikate: Für Einbürgerung oder Studium
Behördliche Dokumente:
- Ausweise (Pass/ID): Für Visa-Anträge oder Behördenverfahren
- Aufenthaltsbewilligungen: Für Arbeitgeber oder Wohnungssuche
- Strafregisterauszüge: Für Stellenbewerbungen oder Visa
- Betreibungsauszüge: Für Kreditanträge oder Mietverträge
Geschäftsdokumente:
- Handelsregisterauszüge: Für Geschäftsbeziehungen oder Verträge
- Vollmachten: Für Vertretungsgeschäfte oder Immobilientransaktionen
- Gesellschaftsverträge: Für Finanzierungen oder Partnerschaften
- Bilanzen und Jahresrechnungen: Für Kreditanträge oder Ausschreibungen
Kosten und Besonderheiten
Detaillierte Übersicht über Gebühren und spezielle Anforderungen
Notariatsgebühren
Zürich (Beispiel):
• Kopienbeglaubigung: CHF 20-30
• Unterschriftenbeglaubigung: CHF 30-40
• Zeichnungsberechtigung: +CHF 10
• Sofortige Bearbeitung möglich
• Bezahlung: Bar oder Karte
Gemeindegebühren
Variable Tarife:
• Basel: CHF 12 erste Seite, CHF 4 weitere
• Zürich: ab CHF 20 pro Dokument
• Unterschriften: CHF 15
• Zusammengeheftete Kopien günstiger
• Kopierkosten: CHF 2 pro Seite
Staatskanzlei-Tarife
Für Auslandsverwendung:
• Beglaubigung: CHF 25 pro Dokument
• Apostille: CHF 40
• Überbeglaubigung: CHF 20
• Postversand kostenlos
• Rechnung mit Dokumenten
Besondere Anforderungen
Wichtige Einschränkungen:
• Nur Originale akzeptiert
• Beschädigte Dokumente problematisch
• Übersetzungen separat beglaubigen
• Ausländische Dokumente: Apostille nötig
• Elektronische Dokumente: Ausdruck erforderlich
Häufige Fragen zur Kopienbeglaubigung
Kann ich eine Kopie einer Kopie beglaubigen lassen?
Nein, Kopien von Kopien können nicht beglaubigt werden. Es muss immer das Originaldokument vorgelegt werden. Die beglaubigende Stelle bestätigt nur die Übereinstimmung mit dem vorgelegten Original. Für neue Urkunden und Auszüge wenden Sie sich an die Ausstellungsbehörde.
Wie lange ist eine beglaubigte Kopie gültig?
Beglaubigte Kopien haben grundsätzlich keine Gültigkeitsbeschränkung. Die empfangende Stelle kann jedoch bestimmen, wie alt eine beglaubigte Kopie maximal sein darf. Üblich sind 3-6 Monate für administrative Verfahren wie Ehevorbereitung oder Einbürgerung.
Brauche ich für jedes Land eine andere Beglaubigung?
Für die meisten Länder genügt eine Apostille der Staatskanzlei. Länder ausserhalb der Haager Apostillenkonvention benötigen zusätzlich eine konsularische Beglaubigung. Informieren Sie sich bei der Zielbehörde über die Anforderungen.
Was passiert, wenn mein Originaldokument beschädigt ist?
Leicht beschädigte Dokumente können oft noch beglaubigt werden, wenn alle wesentlichen Informationen lesbar sind. Bei stark beschädigten Dokumenten sollten Sie zuerst eine neue Ausfertigung beim Ausstellungsamt beantragen. Für Geburtsurkunden wenden Sie sich an das zuständige Zivilstandsamt.
Kann ich fremdsprachige Dokumente beglaubigen lassen?
Ja, fremdsprachige Originaldokumente können beglaubigt werden. Wenn zusätzlich eine Übersetzung benötigt wird, muss diese separat beglaubigt werden. Informationen zu Übersetzungen beglaubigen finden Sie in unserem entsprechenden Leitfaden.
Gibt es Online-Beglaubigungen oder elektronische Verfahren?
Nein, in der Schweiz gibt es derzeit keine elektronischen Beglaubigungsverfahren. Alle Beglaubigungen erfordern die physische Vorlage des Originaldokuments bei einer zuständigen Stelle. Digitale Dokumente müssen ausgedruckt werden.